Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie

Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie jest jednostką organizacyjną Miasta Białegostoku, działającą od 1990 roku. Realizuje zadania z zakresu pomocy społecznej. Instytucja odpowiedzialna jest m.in. za: pomoc rodzinom w odzyskaniu zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie oraz tworzenie im lepszych warunków życia, prowadzenie spraw z zakresu organizowania opieki w rodzinach zastępczych, przyznawanie świadczeń osobom w trudnej sytuacji życiowej, a także za nadzór nad działalnością placówek zależnych. W skład struktury organizacyjnej MOPR-u wchodzą działy zorientowane na pomoc społeczną, działy realizujące zadania w zakresie pomocy rodzinie, Dział Kadr i Administracji oraz Dział Księgowy. W MOPR jest zatrudnionych ponad 350 osób, a swoją opieką obejmuje ok 10 tys. rodzin.

Jak dotąd Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie korzystał z oferowanego przez firmę Merinosoft Sp. z o.o. systemu SKI BILANS w wersji DOS oraz systemu obejmującego płace dostarczonego przez innego dostawcę. W związku z tym, iż z roku na rok liczba podopiecznych jak i ilość zadań stawianych przed organizacją rosła, wzrosło również zapotrzebowanie na nowych pracowników. Obsługa tak dużej ilości pracowników w „starym” programie była coraz bardziej skomplikowana i czasochłonna, szczególnie w obszarach związanych z rozliczaniem czasu pracy i naliczaniem wynagrodzeń. Brak integracji z systemem FK powodował, że część dokumentów dotyczących m.in. listy płac księgowano ręcznie.


Główne potrzeby:

1.      Integracja dwóch odrębnych modułów: Finanse i Płace
2.      Pomoc w obsłudze dużej ilości pracowników
3.      Umożliwienie szybkiego dotarcia do niezbędnych informacji
4.      Tworzenie raportów na zlecenie instytucji zewnętrznych

Oprócz zwiększonej ilości zatrudnionych pracowników z roku na rok wzrastały wymagania instytucji zewnętrznych w stosunku do sprawozdawczości MOPR. W systemie SKI Bilans dotarcie do pożądanych informacji było możliwe lecz pracochłonne. Potrzebny był program który umożliwiłby szybkie dotarcie do niezbędnych informacji. Jako że MOPR realizuje również projekty unijne informacja musi obejmować również dokumenty z wielu lat wstecz.

Po zdefiniowaniu swoich potrzeb, władze organizacji podjęły decyzję o wymianie systemów informatycznych na bardziej dostosowane do potrzeb, jak również spełniające wymagania współczesnej technologii.

Jednym z ważniejszych warunków decydujących o wyborze nowego systemu było to, że system ma posiadać zintegrowane moduły księgowe i kadrowo-płacowy oraz zobowiązanie dostawcy do dokonania migracji danych z wcześniej eksploatowanej aplikacji SKI BILANS i systemu kadrowo-płacowego.

Po zapoznaniu się z propozycjami oferentów, kierownictwo MOPR podjęło decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego XEMI. W ramach umowy konsultanci Merinosoft przeprowadzili szczegółową analizę przedwdrożeniową dla modułów Finanse oraz Pracownicy, mającą na celu wypracowanie wizji nowego systemu dla MOPR.


W ramach wdrożenia wykonano następujące prace:

  1. przeniesiono dane katalogowe i dokumenty  z aplikacji SKI BILANS
  2. przeniesiono dane katalogowe pracowników z systemu Kadrowo-Płacowego,
  3. dostosowano standardowy system XEMI do potrzeb i wymagań MOPR,
  4. zainstalowano system na serwerach i stacjach roboczych MOPR,
  5. przeszkolono 13 pracowników i 2 administratorów Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w zakresie użytkowania i administrowania systemu.

Doskonale dobrany system XEMI oraz profesjonalizm i wieloletnie doświadczenie konsultantów wpłynęło na osiągnięcie zamierzonych celów.  Wiedząc jak istotną rolę w działalności firm odgrywa czas, dostawca dołożył wszelkich starań aby doprowadzić do poprawy jakości pracy i automatyzacji dotychczasowych, żmudnych procesów.

XEMI Finanse umożliwia automatyczne księgowanie dokumentów na podstawie zdefiniowanych schematów i rodzajów rejestrów księgowych.

Listy płac generowane w module XEMI Pracownicy, księgują się automatycznie. Moduł ten dostarcza wsparcia w zakresie analiz kadrowo – płacowych poprzez możliwość budowania dowolnych zestawień.

System znacząco wpłynął na efektywność raportowania i analiz na zlecenie instytucji zewnętrznych poprzez szybkie pozyskiwanie informacji i raportowanie.

Integracja modułów księgowego i kadrowo – placowego zapobiega zbędnemu dublowaniu się procesów.

Wbudowane w XEMI workflow umożliwia przechowywanie informacji w jednym miejscu oraz usprawnia komunikację wewnętrzną.

 

Newsletter

The Bennett Family Residence611 North Avenue Middleton WisconsinDecember 23 2015 at 7 00 PM 1