Czy warto oceniać pracowników w kontekście zadań i celów?

Pracownicy i celeCzy znasz powiedzenie Liczby nie kłamią? W dzisiejszych czasach, we współczesnym otoczeniu rynkowym, każda firma/organizacja niezależnie od tego czy jej kondycja jest dobra czy zła powinna odnosić się do liczb.
  

Dlaczego stawianie celów jest ważne?

Schemat działania może być następujący: postawić cel przedstawicielowi handlowemu na następny okres czasowy i obserwować jak wykonanie zbliża się do planu. 

Na koniec mamy rezultat, lepszy lub gorszy, ale czy zadania i cele postawione pracownikowi zostały osiągnięte? Czy samo osiągniecie celu sprzedaży jest dla firmy korzystne czy nie? Jak pracował nasz pracownik?  Tego wszystkiego możesz dowiedzieć się wyznaczając zadania, których wynikiem nie jest wartość sprzedaży.

 

Nie tylko wartość sprzedaży

Bez wątpienia wartość sprzedaży jest najłatwiejszym sposobem oceny działań pracownika, zwłaszcza w ujęciu krótkoterminowym. Jednak można utworzyć przykładowy model oceny pracownika wykorzystując wartość sprzedaży w uwzględnieniu kategoryzacji kontrahentów, jakość i sposób planowania wizyt, a także poszukiwań nowych odbiorców. 

 

Kryterium oceny zadania.

Opis

Waga [Pkt]

 

Wartość sprzedaży

(procent wykonania planu sprzedaży
na poszczególne kategorie)

Klienci kategorii A – sklepy powyżej 200 m2 powierzchni.

20

 

Klienci kategorii B – sklepy od 100 do 200 m2 powierzchni.

18

 

Klienci kategorii C – sklepy od 50 do 100 m2 powierzchni.

14

 

Klienci kategorii D – sklepy do 50 m2 powierzchni.

8

 

 

 

Udział kontrahentów

Procent kartoteki kontrahentów, jaki obsługuje PH

10

 

Nowi kontrahenci

Procent wykonania

10

 

Skuteczność wizyt

Procent wizyt skutecznych

10

 

Planowanie wizyt

Procent wizyt planowanych

10

 

SUMA

 

100

 

Tabela 1 – Zadania pracowników i ilość punktów.

W założeniu nasz pracownik realizując wszystkie zadania w 100% może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Każdy wiersz w poniższej tabeli to zadanie, które stawiane jest na początku okresu oraz jego waga w kontekście wyniku końcowego. Algorytm jest prosty mnożymy % wykonania zadania przez ilość punktów dla każdego wiersza, a następnie sumujemy i mamy ocenę końcową pracownika.

Oczywiście otrzymany wynik daje nam pewien obraz jednak należałoby go skorygować przez wskaźniki. Pierwszym wskaźnikiem powinien być przepracowany okres pracy mierzony dniami. Kolejnymi czynnikami mającymi wpływ na ocenę mogą być, wspomniane w poprzednim artykule, czas pracy oraz czas spędzony podczas odwiedzin kontrahentów. Rozróżniając rodzaje wykonywanych wizyt na telefoniczne i wizyty u kontrahenta możemy budować system oceny, uzupełniając go o koszty związane z używaniem samochodu służbowego, dystrybucję asortymentu czy marżę na poszczególnej kategorii kontrahentów.  

Wszystkie dane potrzebne do oceny pracownika mogą zostać zebrane przez system mobilny.

W systemie takim pracownik na bieżąco ma dostęp do danych, które określają bieżące wykonanie zadań, natomiast osoba zarządzająca zespołem również w czasie rzeczywistym obserwuje progres realizacji delegowanych zadań w kontekście założonego planu. W tabeli 2 została przedstawiona sytuacja, w której oceniamy przedstawiciela handlowego tylko przez pryzmat wartości sprzedaży. Widzimy tylko, że w II kwartale roku pracownicy oscylują wykonaniem zadań względem założonego planu, generalnie wszystko układa się dość dobrze...

 

Przedstawiciel Miesiąc Plan Sprzedaż Wykonanie

SF6 Janusz Polaczek

Kwiecień

80 000,00

79 157,31

98,95%

SF6 Janusz Polaczek

Maj

80 000,00

89 453,82

111,82%

SF6 Janusz Polaczek

Czerwiec

80 000,00

80 833,12

101,04%

SF6 Eryk Nowak

Kwiecień

80 000,00

86 170,90

107,71%

SF6 Eryk Nowak

Maj

80 000,00

73 841,11

92,30%

SF6 Eryk Nowak

Czerwiec

80 000,00

72 790,20

90,99%

SF6 Konrad Kamiński

Kwiecień

80 000,00

60 812,42

76,02%

SF6 Konrad Kamiński

Maj

80 000,00

88 054,56

110,07%

SF6 Konrad Kamiński

Czerwiec

80 000,00

65 566,74

81,96%

Tabela 2 – Jeden główny cel – wartość sprzedaży.

Jednak, gdy danymi zebranymi przez system mobilny zasilimy schemat oceny przedstawiony w tabeli 1, wówczas ocena PH może wyglądać tak jak przedstawiono to w tabeli 3.

 

Przedsta

wiciel

Miesiąc

Wynik A

Wynik B

Wynik C

Wynik D

Udział

kontr.

Nowi

kontr.

Skutecz-

ność

Plano

wanie

Ocena

Wyko

nanie  %

SF6 Janusz Polaczek

Kwiecień

12,67

18,58

12,82

5,70

8,40

10,00

7,80

7,40

83,36

98,95%

SF6 Janusz Polaczek

Maj

14,31

20,99

14,49

6,44

7,50

6,00

8,10

7,60

85,44

111,82%

SF6 Janusz Polaczek

Czerwiec

12,93

18,97

13,09

5,82

7,80

7,00

7,40

7,70

80,72

101,04%

SF6 Eryk Nowak

Kwiecień

13,79

20,22

13,96

6,20

8,10

8,00

8,70

9,00

87,97

107,71%

SF6 Eryk Nowak

Maj

14,03

17,33

11,96

5,32

9,00

4,00

8,20

8,70

78,54

92,30%

SF6 Eryk Nowak

Czerwiec

11,65

17,08

11,79

5,24

9,40

5,00

8,90

9,20

78,26

90,99%

SF6 Konrad Kamiński

Kwiecień

21,28

7,78

9,85

1,95

5,00

3,00

9,50

9,50

67,87

76,02%

SF6 Konrad Kamiński

Maj

30,82

11,27

14,26

2,82

4,40

2,00

9,00

9,20

83,77

110,07%

SF6 Konrad Kamiński

Czerwiec

22,95

8,39

10,62

2,10

4,00

2,00

9,20

9,10

68,36

81,96%

 Tabela 3 – Ms Excel system oceny pracownika

 

Wykorzystując narzędzie, jakim jest MS Excel możemy porównać pracę naszych pracowników. Porównując wyniki tabeli 3 z systemem oceny tabeli 1 widzimy, że SF6 Konrad Kamiński bazuje tylko i wyłącznie na obsłudze największych kontrahentów kategorii A, nie zdobywa nowych kontrahentów i odwiedza niewielką część przypisanych mu klientów. Na takiej podstawie możemy przypuszczać, że nie przepracowuje się zbyt mocno i wykonanie planu udaje mu się tylko w maju, gdy trafia ze sprzedażą do dużych klientów.

 

Urlop, zwolnienie... A co jeszcze muszę zrobić?

Systemy mobilne z rodziny XEMI dają możliwość definiowania i przydzielania zadań pracownikom. Osoby zlecające i realizujące zadania mają stały dostęp do aktualnego wyniku. Jak wiadomo plany planami, a życie życiem i zdarzają się w nim sytuacje, w których nasz przedstawiciel jest na zwolnieniu lub urlopie i wówczas w kryterium oceny należy uwzględnić czas pracy. Pracownik chcący za wszelką cenę zrobić wynik, będzie starał się zrealizować cele najmocniej punktowane jednocześnie zaniedbując zadanie, których udział w jego ocenie jest niższy. Taka sytuacja może doprowadzić do zaniedbania części klientów. Praca zgodnie z ustalonym systemem oceny pracownika pozwala w łatwy sposób sprawdzić czy nasz pracownik, przed długo wyczekiwanym urlopem zatroszczył się o odpowiednie zaopatrzenie swoich klientów.

 

Ocena pracownika - co ja będę z tego miał?

Myślę, że pierwszym sukcesem jest podjęcie decyzji o utworzeniu systemu celów i zadań w kontekście oceny pracowników. Następnym będzie właściwe przełożenie długoterminowych celów firmy na zadania przydzielane pracownikom. Utworzenie i wdrożenie systemu oceny przy odpowiednio skonstruowanym mechanizmie zawsze pozwala pracodawcy poznać predyspozycje swoich pracowników. Nagle może się okazać, że jeden z nich doskonale się sprawdza w mniejszych sklepach, podczas gdy dla drugiego idealnym miejscem pracy jest sklep wielkopowierzchniowy. Jedni pracownicy mogą potrzebować wsparcia w obszarze planowania wizyt inni w tematyce ich skuteczności.

Jak wiadomo każda organizacja jest inna i kwestia budowy modelu to zadanie dla prezesów, właścicieli, kierowników. Ważne, aby system oceny pracowników wspierał i odzwierciedlał model biznesowy firmy/organizacji i pozwalał realizować politykę handlową w ujęciu długoterminowym.  

Do wizualizacji zadań można wykorzystać program MS Excel oraz jego dodatki PowerPivot i PowerView.

Na rynku dostępna jest gama dedykowanych narzędzi pozwalających obrazować liczby, wyniki, dane…, np. Tableau czy Qlik Sense. O możliwościach i wykorzystaniu narzędzi napiszę już w następnym numerze.

Newsletter